#productivity

Dạo này mình cũng hay phải đụng mấy workflow automation và hệ thống quản lý cho doanh nghiệp, nhưng nhìn lại một chặng đường, thì thứ khiến mình bắt đầu không phải là từ khoá “Automation” hay “No-code/Low-code” mà là “ Productivity “.

Cuối 2023, mình trăn trở nhiều về chuyện làm sao để tối ưu được hiệu suất làm việc của bản thân. Lúc đó, mình xác định “Productivity” sẽ là từ khoá mình theo đuổi trong năm 2024, và trên hành trình tìm kiếm giải pháp để tối ưu từng thứ nho nhỏ trong công việc lẫn cuộc sống, thì Automation chỉ là 1 trong những giải pháp mình lựa chọn.

Quay ngược về quá khứ, workflow đầu tiên mà mình setup là luồng đồng bộ Task từ Todoist lên Notion. Lý do mình có luồng này là vì mình xem được 1 video khá hay của một anh đẹp giai chia sẻ về “Productivity System” đơn giản của ảnh:

Bước 1 – Capture (Thu thập ý tưởng)

Bước 2 – Organize (Tổ chức & xử lý)

Xem xong tự dưng mình tỉnh lại liền.. Ồ, đúng là nhiều ý tưởng bộc phát lúc không ngồi máy, mà mình thường không ghi chép lại, xong quên luôn:))).

Mọi thứ đều ổn, cho tới khi nó bất ổn!

Ngày nào cũng phải copy dữ liệu từ Todoist lên Notion, cũng mệt. Và nó đi ngược lại với mục tiêu “ Productivity ” mà mình đang hướng tới.

Thế là mình đi tìm cách tự động đồng bộ task từ Todoist lên Notion:

• Mình thử Zapier trước, chạy cũng mượt nhưng có tính phí. Mà trả phí chỉ để chạy workflow đơn giản này thì mình thấy hổng đáng (thiệt ra là hổng có tiền á chớ..).
• Rồi nhớ mang máng công ty có cấp tài khoản n8n, hồi đầu hổng thích xài lắm nhưng có sẵn, không tốn tiền, nên ráng mò thử… rồi ghiền luôn.

Giờ nhìn lại cái workflow hồi đầu setup, thấy cũng hơi “phèn”, nhưng nhờ nó mình cũng tiết kiệm được khối thời gian.

Cứ có giải pháp để giải quyết được 80% vấn đề trong thời gian chờ đợi giải pháp hoàn hảo thì vẫn ổn hơn là không có vấn đề nào được giải quyết đúng hông!

Trong hình là phần 1 của series “Tối ưu hiệu suất” mình chia sẻ trong mấy buổi Friday Sharing ở EGANY + 2 version của workflow đồng bộ task từ Todoist lên Notion.

Tự dưng ngồi xem lại series này, cái cảm xúc dạt dào ghê. Sắp tới mình sẽ bóc tách từng thứ nho nhỏ trong series này ra để chia sẻ, cũng gọi là có kỷ niệm :D.

Dạo này mình đang có hứng đọc lại mấy bài trên Lenny’s Newsletter — một trang quá nổi tiếng trong giới làm sản phẩm rồi ha. Ai làm product chắc cũng từng nghe hoặc lướt qua ít nhất một lần.

Vấn đề là… bài viết quá trời, mà mình thì không đủ thời gian đọc hết. Thế là mình nảy ra ý tưởng: xây một workflow tự động lưu bài viết về Notion — để đọc dần, tiện ghi chú, lại dễ phân loại. (Chi tiết về workflow này chắc để dịp khác mình kể kỹ hơn)

Bắt đầu từ đâu?

Bước đầu tiên dĩ nhiên là cần có danh sách link của tất cả bài viết. May sao, bác Lenny đã tổng hợp sẵn theo năm ở trang sitemap: https://www.lennysnewsletter.com/sitemap

Nhưng khi copy toàn bộ link này vào Notion, nó sẽ dán nội dung dạng hyperlink (tiêu đề có gắn URL), việc tiếp theo mình cần làm là phải bóc tách được URL từ hyperlink đó.

Đọc tới đây, trong đầu mình tự động “nhảy số”: sao không dùng AI để trích xuất toàn bộ link luôn?
Thế là mình gõ prompt, nhờ AI đọc nội dung trang sitemap, xử lý và xuất ra bảng dữ liệu đúng format mình cần.

Kết quả: hoạt động trơn tru, nhìn mượt cực kỳ. Dán vào Notion là xong bước 1 của workflow.
Tới đây thì cảm giác… “mình ngầu lòi”.

Nhưng mà… có chắc ăn không?

Dừng lại một chút. Có thật mọi thứ đã ổn chưa?

Vấn đề bắt đầu xuất hiện khi mình nghĩ kỹ lại:

Liệu dữ liệu AI trả về có đúng hoàn toàn với nội dung thật trên trang không?

Câu trả lời là: không chắc. Vì bản thân AI rất dễ bị “hallucination” — chế thêm dữ liệu hoặc nhầm lẫn thông tin.

Vậy là:

• Nếu mình tin tưởng tuyệt đối, lỡ sai thì… ôm một đống link rác.
• Nếu muốn kiểm tra lại từng link, thì… quay về làm thủ công như cũ.
• Nếu muốn “làm cho chuẩn”, lại phải thiết kế thêm workflow phức tạp để kiểm lỗi.

Tự dưng, cái giải pháp “ngầu” lúc đầu, giờ trở thành một gánh nặng.

Quỳnh..quay xe!

Tối đó nằm nghĩ nghĩ… sao mình không nghĩ tới thứ đơn giản hơn?

Ơ.. Google Sheet làm phát một mà!!

Chỉ cần viết một function Google Apps Script hoặc dùng add-on đơn giản là có thể từ dữ liệu đầu vào đó, lấy toàn bộ URL mà không cần AI, không prompt, không tốn token, không lo sai lệch dữ liệu.

Một giải pháp đơn giản, hiệu quả… và lẽ ra mình nên làm từ đầu.

Bên dưới là demo tính năng bóc tách URL từ dữ liệu đầu vào, sử dụng Google App Script để xử lý.

Mình rút ra gì từ chuyện này?

Câu chuyện nhỏ này nhắc mình một điều:

Đôi khi vấn đề nó đơn giản lắm, cách giải quyết cũng đơn giản. Chỉ là mình tự nghĩ phức tạp lên — hoặc bị cuốn theo công nghệ mà thôi.